چگونه فردی که کاملاً نامنظم است را مدیریت کنیم ؟
چگونه به کارمند نامنظم خود کمک کنید سیستم های بهتری را ایجاد کند؟
مدیریت کردن یک کارمند نامنظم اغلب یک تجربه دیوانه کننده است.
چگونه می توانید اهمیت کنترل کردن جلسات، تاریخ ها و ایمیل ها را جا بیاندازید ؟ و آیا این امکان وجود دارد به فردی کمک کنید به یک گرایش طبیعی نسبت به بی نظمی غلبه کند؟
حتی اگر از آن دسته از افرادی نباشید که میز کارشان همیشه منظم است مدیریت کردن فردی که نامنظم است می تواند کلافه کننده و استرس زا باشد. زیرا شما مطمئن نیستید آیا طرف مقابل اشتباه کرده است یا آیا به ضرب العجل می رسد یا نه، و در نتیجه ممکن است دچار اضطراب شوید.
پرداختن به این موضوع می تواند یک چالش باشد، اما اغلب لازم است. هدف شما این است بیان کنید «تیم شما به چه چیزی نیاز دارد» و «شما به عنوان یک رئیس برای اینکه تا حد ممکن کارآیی و بهره وری داشته باشید به چه چیزی نیاز دارید.» در این مقاله با چند استراتژی برای مدیریت کردن فردی که کاملاً نامنظم است آشنا می شوید.
چگونه دلیل بی نظم بودن کارمند خود را درک کنیم؟
اولاً، در مورد علت و دلیل بی نظم بودن کارمند خود درک روشنی داشته باشید. کار را با این شروع کنید که بی نظمی چگونه خود را نمایان می کند. آیا روی میز کار کارمند انبوهی از کاغذ وجود دارد؟ آیا کارمند مهلت انجام کار را رعایت نمی کند؟ آیا همیشه دیر به جلسات می آید؟ بعد به این فکر کنید که رفتار کارمندتان چه تداخلی با عملکرد تیم دارد. از خود بپرسید: «آیا رویکرد این فرد نتایج منفی ای ایجاد می کند، یا تنها یک تفاوت در سبک است؟» اگر کارمند شما «بی نظم اما در عین حال قابل اطمینان است، شاید لازم باشد دست نگه دارید.»
بفهمید چه موضوعاتی قابل اقماض هستند و چه موضوعاتی قابل اغماض نیستند. به عنوان مثال، این امر که کارمند شما تا چه اندازه میز کار خود را نامنظم نگه می دارد – صرفنظر از اینکه این موضوع تا چه اندازه شما را اذیت می کند – در اکثر موارد احتمالاً مسئله بزرگی نیست.
چگونه با کارمند خود همدلی کنیم؟
در گام بعدی، «به علت اصلی این رفتار» توجه کنید. آیا کارمند شما همیشه اینطور بوده است؟ یا آیا این رفتار جدید است؟ از خود همدلی و درک نشان بدهید. شاید شما از تلاش هایی که این فرد برای منظم بودن می کند بی خبر باشید. این امکان وجود دارد که کارمند شما دچار اختلال کم توجهی – بیش فعالی یا مسئله دیگری باشد که منظم بودن را حتی دشوارتر می کند. همدل بودن به شما کمک می کند «بدون قضاوت و بدون سرزنش» به کارمند خود نزدیک شوید. در نهایت، بدانید که مرتب و بانظم بودن، کار هر کسی نیست. به یاد داشته باشید که خود شما هم کامل نیستید.
با کارمند خود حرف بزنید و کمک او کنید
اگر گرایش های کارمندتان به بهره وری تیم آسیب می زند، باید اقدامی کنید. به کارمند کمک کنید «تاثیر و پیامدهای» بی نظمی خود را درک کند. مثلاً، شاید به دلیل اینکه یک ضرب العجل رعایت نشود، شرکت در یک پروژه دچار خرج بیش از بودجه برنامه ریزی شده شود؛ یا ممکن است «سایر افراد تیم را در تنگنا قرار دهد»؛ یا ممکن است «از نظر مشتری بد باشد.» با کارمند خود درباره راه های اصلاح اوضاع حرف بزنید. به عنوان مثال، بگویید که ترجیح می دهید کارها از قبل انجام شوند، برخلاف این که کارمندتان اغلب آنها را به دقیقه نود موکول می کند.
مثلاً به کارمند خود بگویید: «وقتی مهلت انجام کار پنج شنبه است، و تو بخش خودت از پروژه را تا ساعت ۱۱ به من تحویل ندی، من مضطرب می شم، چون نمی تونم به تو بازخورد بدم. در نتیجه، از این به بعد، ازت می خوام که کارت رو سه شنبه صبح به من تحویل بدی تا من بتونم کار رو بررسی کنم و در صورت لازم تغییراتی رو توش اعمال کنم.» یادتان باشد به عنوان رئیس شما می توانید از کارمندان خود درخواست هایی داشته باشید.
به کارمند خود نشان دهید چگونه اوضاع را کنترل می کنید!!
شما می توانید از طریق مدل بودن به کارمند خود کمک کنید. می توانید «از طریق سیستم های خود حرف بزنید» و به کارمند خود توضیح دهید «چگونه اوضاع را کنترل می کنید.» این می تواند شامل چیزهایی مثل سیستم «بایگانی، لیست انجام دادن کارها، برچسب زنی، و بررسی» شما باشد.
شاید کارهای ساده ای وجود دارند که شما انجام می دهید که دیگران به آنها فکر نکرده اند. یک نکته که به خاطر بسپارید: افرادی که میز کار نامنظم دارند اغلب بصری تر هستند و بنابراین اغلب با یک برنامه ریز کاغذی یا وایت برد بهتر عمل می کنند تا یک صفحه گسترده اکسل. می توانید در میان گذاشتن رویه های خوب را یک کار تیمی کنید، اما زیاده روی نکنید. در میان گذاشتن رویه های خوب کار مفیدی است اما نیابد یک دستور باشد.
چگونه کارمند خود مشاوره شغلی بدهیم؟
به جای سرزنش کردن، نفع شخصی کارمند نامنظم خود را برانگیزید. اگر به او کمک کنید درک کند بهتر شدن در این حوزه چگونه می تواند به نفع او باشد، این کار باعث می شود احتمال اینکه کارمند بخواهد تغییراتی را ایجاد کند بیشتر شود. به طور معمول، افراد نامنظم در نهایت به این می رسند که با کار کردن در ساعات اضافی بی نظمی خود را جبران کنند.
به این افراد بگویید شما نمی خواهید آنها با این کار خودشان را بکشند. همچنین می توانید به این نکته اشاره کنید که بی نظمی آنها چه تاثیری بر روی نگاه دیگران نسبت به آنها دارد. «از آنها بپرسید دیگر افراد چه نگاهی به آنها دارند.» حتی اگر کارمند شما بتواند کار خود را به طور تصادفی انجام دهد، سایر همکاران ممکن است هرج و مرج را نپذیرند.
کارمند چگونه وظایف خود را تفکیک کند؟
یکی از رایج ترین ویژگی های کارمندان بی نظم این است که نمی توانند وقت خود را به نحو مناسب به وظایف بخصوص اختصاص دهند. «این کارمندان قادر به اولویت بندی نیستند، چون حتی نمی دانند باید از کجا شروع کنند.» اگر وضع کارمندان شما این گونه است، «به او کمک کنید یاد بگیرد چگونه وظایف خود را به قسمت های کوچکتر تقسیم و تفکیک کند.» در ابتدای یک پروژه، شما و کارمندتان با هم بنشینید و با استفاده از یک وایت برد نقاط عطف، اهداف و تحویل دادنی های پروژه را ترسیم کنید.
از کارمند نامنظم خود ناامید نشوید
در نهایت، درک کنید که این مشکل راه حل سریعی ندارد. از کارمند نامنظم خود مایوس نشوید، بخصوص اگر تلاش می کند بهتر شود. در عوض، از تلاش های او قدردانی کرده و موفقیت های او را جشن بگیرید.
اصولی که باید به یاد داشته باشید
بایدها:
مشخص کنید آیا چالش های سازمانی کارمندتان بر روی عملکرد تاثیر می گذارد.
توضیح دهید چگونه ارتقاء سازمان به نفع حرفه ای خود کارمند است.
همدلی کنید. ممکن است از دردسرهایی که این فرد پشت سر می گذارد تا بهره ور باشد بی خبر باشید.
نبایدها:
بی توجهی. به کارمند خود کمک کنید تاثیر بی نظمی خود و پیامدهایی که بر روی تیم دارد را درک کند.
نگه داشتن استراتژی های سازماندهی خوب خود برای خود. این امر که چگونه اوضاع را کنترل و سازماندهی می کنید را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید.
صبور نبودن. پیشرفت زمان می برد، در نتیجه از تلاش های کارمند خود قدردانی کرده و موفقیت های او را جشن بگیرید.
